Handlowcy w coraz mniejszym stopniu postrzegają kontrole jako zjawisko uciążliwe. Pod tym względem wiele się zmieniło w stosunku do sytuacji sprzed kilku lat. Co stoi za tą znaczącą zmianą? - Po pierwsze, liczba kontroli znacznie spadła (dawniej właśnie ten natłok kontroli bardzo utrudniał nam funkcjonowanie), po drugie zaś zmieniło się ogromnie podejście kontrolujących – uważa Krzysztof Majek, właściciel wchodzącej w skład Polskiej Sieci Handlowej eLDe spółki Multimex, posiadającej sześć sklepów o powierzchni 350-650 m². - Mentalność kontrolerów jest inna – rozumieją, że przedsiębiorca to nie potencjalny oszust, ale osoba zapewniająca ludziom pracę oraz dostarczająca wpływów do budżetu i musi tylko przestrzegać pewnych standardów. I właśnie te standardy winny być przedmiotem kontroli. Kontrola służy stwierdzeniu stanu faktycznego i jeśli sklep działa zgodnie ze standardami, kontrola właśnie to ma wykazać. Wydaje się to oczywiste i teraz rzeczywiście tak jest – kiedyś jednak za wszelką cenę szukano uchybień. Kontroler musiał coś wpisać do protokołu i wykazać się skutecznością. Na szczęście to się zmieniło.

W dobrym kierunku

Także Barbara Woźniak, właścicielka sklepu Delikates na krakowskim Podgórzu, w którym - poza typowym asortymentem spożywczym - serwowane są własnej produkcji lody powstające z naturalnych składników, oraz pierogi (także własnego wyrobu), zauważa pozytywne zmiany: - Kontrole przestały być uciążliwe. Jeśli ktoś działa zgodnie z prawem, nie ma się czego obawiać. To efekt zmiany podejścia urzędników i innego postrzegania przez nich sklepów.

W przypadku handlowców posiadających jeden lub kilka sklepów dużym ułatwieniem jest prowadzenie księgowości przez zewnętrzną księgową. - Dzięki temu kontrole z urzędu skarbowego w zasadzie mnie nie interesują – mówi Eugeniusz Czerwieński, właściciel dwóch sklepów Rabat Detal w Tychach i Bojszowach. - Urzędnicy przychodzą do mojej księgowej, ja jestem tylko odpowiedzialny za dostarczenie dokumentów. Również Barbara Woźniak przestała się obawiać kontroli urzędu skarbowego dzięki zewnętrznej księgowej. W jej sklepie kontrole były następstwem wniosków o zwrot VAT-u. Przeprowadzone były w sposób szybki i bezproblemowy – jedna kontrola trwała około dwóch dni i odbywała się w urzędzie skarbowym, po uprzednim dostarczeniu dokumentów. Zdarzały się także niezapowiedziane kontrole, sprawdzające sumienność rejestrowania transakcji na kasie fiskalnej przez urzędnika podającego się za klienta (oczywiście z pozytywnym wynikiem).

Kontrolerzy ze swojej strony starają się, by prowadzone przez nich czynności w możliwie niewielkim stopniu zakłócały pracę handlowców. - Aby kontrola była jak najmniej uciążliwa, ustalamy dogodne terminy dla przedsiębiorcy w czasie kontroli kilkudniowej. Część czynności – za zgodą kontrolowanego – przeprowadzamy w siedzibie Inspektoratu, nie zakłócamy obsługi konsumentów, wyznaczamy także stosowne terminy na dostarczenie niezbędnej dokumentacji w razie niemożliwości jej skompletowania w czasie trwania kontroli – mówi Jerzy Zyznawski, naczelnik Wydziału Kontroli Artykułów Żywnościowych Wojewódzkiego Inspektoratu Inspekcji Handlowej w Krakowie. Inspektorat w czasie kontroli udziela również porad i odpowiedzi na pytania dotyczące prowadzonej działalności i przepisów w zakresie obrotu towarowego.

Działania te przynoszą efekty – handlowcy generalnie nie narzekają na sposób działania kontrolerów. - Urzędnicy starają się działać szybko i ograniczyć uciążliwość dla sklepów – przyznaje Barbara Woźniak. - Nie ma też problemów z przestrzeganiem procedur – odpowiednio wcześniej przysyłane są zawiadomienia (w przypadku kontroli, w których jest to wymagane), urzędnicy zawsze okazują stosowne legitymacje.

Donosy wychodzą z mody

Kilka lat temu prawdziwą zmorą handlowców były kontrole przeprowadzane w następstwie donosu. Także w tym aspekcie można zauważyć zmiany na lepsze. - Kontrole inicjowane pod wpływem donosu mają miejsce tylko w sytuacjach poważnych, kiedy na przykład może być zagrożone zdrowie czy życie, nie jak to bywało wcześniej, że pod wpływem donosu kontrola mogła zniszczyć przedsiębiorcę – mówi Maria Kręcina, prezes zarządu sieci handlowej EuroSklep.

Krakowska Inspekcja Handlowa zasadniczo realizuje kontrole w oparciu o kwartalne plany opracowywane przez Urząd Ochrony Konkurencji i Konsumentów. Do zawartych w nich programów dostosowuje się treść skarg (a także informacji w przypadku zagrożenia zdrowia i życia) na konkretne sklepy. Pozostałe skargi są wykorzystywane w realizacji zadań własnych inspektoratów. Część sygnałów do kontroli nadchodzi z innych organów administracji państwowej i samorządowej (np. od wojewody i wójtów) i kontroli (np. Wojewódzkiego Inspektoratu Jakości Handlowej Artykułów Rolno-Spożywczych). Coraz częściej ich podstawą są również wyniki obserwacji inspektorów dotyczące funkcjonowania poszczególnych sklepów.

Dużym ułatwieniem dla handlowców jest obowiązek wcześniejszego zawiadamiania o kontroli (oczywiście nie dotyczy to wszystkich typów inspekcji, np. kontroli, czy sklep rzetelnie „nabija” transakcje na kasę fiskalną). Korzystne rozwiązania dla przedsiębiorców daje znowelizowana ustawa z dnia 2 lipca 2004r. o swobodzie działalności gospodarczej (tekst jednolity DzU z 2007r. Nr 155, poz. 1095 z późn. zm.), a w szczególności obowiązek zawiadamiania o zamiarze przeprowadzenia kontroli oraz możliwość wnoszenia sprzeciwu na czynności inspekcji, które muszą być rozpatrywane w oparciu o Kodeks postępowania administracyjnego. Wcześniejsze zawiadomienie o kontroli z pewnością zmniejsza uciążliwość kontroli. - Chodzi tu głównie o właściwe zaplanowanie i organizację pracy, a nie konieczność szczególnego przygotowania się do kontroli – mówi Krzysztof Majek. - Właściwie działający sklep nie musi się specjalnie przygotowywać – najlepszym sposobem jest codzienne utrzymywanie czystości oraz jakości.

Najczęstsze uchybienia

Praktyka krakowskiego Inspektoratu Inspekcji Handlowej wykazuje, że najczęściej ujawnianym wykroczeniem jest brak informacji o cenie towaru, jego nazwie, składzie surowcowym, jednostce miar, a także cenie jednostkowej, która w zależności od sytuacji ekonomicznej pozwala konsumentowi na dokonanie wyboru takiego samego produktu oferowanego w różnych sklepach. Z punktu widzenia rzetelności obsługi duże znaczenie ma stosowanie legalnych przyrządów pomiarowych. Brak lub nieaktualne dowody kontroli metrologicznej ujawniono w 35,9 proc. skontrolowanych w tym zakresie placówek. W około 11 proc. sklepów sprzedawane są towary przeterminowane. - Napotyka się produkty, którym data minimalnej trwałości minęła nawet 23 miesiące temu – podkreśla Jerzy Zyznawski. - Kolejną nieprawidłowością stwierdzaną w sklepach spożywczych jest brak aktualnych zaświadczeń (tak zwanych książeczek zdrowia) do celów sanitarno-epidemilogicznych dla osób zatrudnionych w bezpośrednim kontakcie z żywnością, a także niezapewnianie należytego stanu sanitarno-porządkowego lub higienicznego. Na 383 zbadane w tym zakresie placówki nieprawidłowości stwierdzono w 67 (17,49 procenta). Biorąc pod uwagę konsekwencje, jakie mogą wynikać dla bezpieczeństwa żywności, o istotnych naruszeniach informujemy właściwego powiatowego inspektora sanitarnego. Popełnienie powyższych wykroczeń skutkuje nałożeniem na sprawcę mandatu karnego, wahającego się od 20,00 do 500,00 zł. W roku 2008 nałożono 224 mandaty, przy czym jego średnia kwota wynosiła około 250,00 zł.

Skutki kontroli – jeśli tylko uchybienia nie są zbyt poważne (wykrycie przestępstwa lub rażących zaniedbań) – nie są dla sklepów szczególnie dolegliwe. - Są to z reguły: pouczenie, nakaz wykonania lub naprawy z wyznaczeniem terminu, a w sporadycznych przypadkach niewysoki mandat – mówi Maria Kręcina. Kontrolerzy uważają, że takie środki są wystarczające, gdyż sklepy zazwyczaj stosują się do zaleceń. Jerzy Zyznawski: - W większości przypadków zalecenia są realizowane w terminie, chociaż zdarza się brak odpowiedzi. W roku 2009 z tego powodu wystosowano 30 monitów. Brak reakcji jest powodem do tak zwanej rekontroli.

Przepisy niekoniecznie sensowne?

Z pewnością najbardziej „kontrowersyjną” instytucją punktu widzenia sklepów jest Państwowa Inspekcja Sanitarna. Ale i w tym przypadku zastrzeżenia nie dotyczą pracy kontrolerów – jeśli się pojawiają, kwestionowana bywa zasadność niektórych przepisów. Renata Lamik, właścicielka sklepu Rabat Detal w Lędzinach: - Dawniej wiele zależało od tego, który oddział sanepidu kontrolował nasz sklep. W naszym przypadku kontrole sanepidu były bardzo częste i nadmiernie drobiazgowe. Denerwowaliśmy się, gdyż widzieliśmy, że placówki w innych regionach mają więcej spokoju. Obecnie jest znacznie lepiej – być może kontrolerzy przekonali się, że w naszym sklepie zawsze utrzymywane są odpowiednie standardy czystości i higieny – i kontrole są przeprowadzane z mniejszą częstotliwością.

Zdania co do sensowności pewnych obostrzeń są podzielone – można odnieść wrażenie, iż dostosowane są raczej do specyfiki działania placówek średnich i dużych, natomiast dla sklepów małych mogą być utrudnieniem. Pogląd ten potwierdza Barbara Woźniak: - Sanepid jest jedyną instytucją kontrolującą, którą mogę określić mianem problematycznej, ale z zastrzeżeniem, że chodzi tu tylko i wyłącznie o nieżyciowe z punktu widzenia małego sklepu przepisy. Samo przystosowanie pomieszczenia małej placówki do wszystkich wymogów jest uciążliwym i kosztownym przedsięwzięciem. Dobrym przykładem jest kontrola temperatury w lodówkach trzy razy dziennie i zapisywanie tego w formularzu, podczas gdy ja do lodówki sięgam nieustannie i od razu wykryłabym niesprawność chłodziarki. Tabliczki z instrukcjami i opisami poszczególnych stref nie zabezpieczą dbałości o czystość, jeśli właściciel sklepu nie przywiązuje uwagi do higieny. W mojej placówce na produkcji lodów jest czysto jak w laboratorium, gdyż nie produkuję ich z proszku, ale z naturalnych składników (jajka, mleko). Zgadzam się, że wiele wymogów – zwłaszcza tych bezpośrednio dotyczących higieny – jest zasadnych, natomiast wiele innych regulacji jest absurdalnych. Najgłupszym przepisem jest badanie wody – korzystam z wody z wodociągów, która przecież przeszła jakieś badania, gdyż ludzie używają jej w kranach w swoich domach. Ja jednak muszę co dwa lata zapłacić 600 zł za sprawdzenie jej czystości. Sanepid powinien kontrolować przestrzeganie podstawowych zasad higieny, a resztę powinien weryfikować rynek – ja wiem, co robić, by moje produkty były świeże i by klienci do mnie wracali. Nie mogę sobie pozwolić na żadne uchybienia w zakresie higieny, gdyż oznaczałoby to natychmiastową stratę stałych klientów i utratę wiarygodności.

Szczegółowe regulowanie procedur związanych z zachowaniem czystości i higieny znajduje natomiast więcej zrozumienia wśród właścicieli większych placówek. Po pierwsze, sklepy o większej powierzchni łatwiej przystosować do przepisów (np. wydzielić odpowiednie stanowiska do przeprowadzania danych czynności), po drugie, stanowią mechanizm, dzięki któremu właściciel może kontrolować jakość pracy swojego personelu (podczas gdy osoba będąca równocześnie właścicielem oraz pracownikiem sklepu zazwyczaj „z definicji” przykłada należytą uwagę do czystości). - Przepisy sanitarne uważam za zasadne, chociaż rzeczywiście okres wprowadzania nowości (na przykład regulacje HACCP) w tym zakresie zawsze jest trudny – mówi Eugeniusz Czerwiński. - Kiedy wszystko już „zaskoczy” i działa jak w zegarku, przestaje to być problemem. To, co kiedyś było nowością, teraz staje się normalnością.

Zasadność stosowania przepisów i ich rolę we właściwym prowadzeniu placówki handlowej podkreśla także Krzysztof Majek: - Przepisy są generalnie sensowne – ważne jest tylko, by rzeczywiście się do nich stosować, a nie tylko uzupełniać fikcyjne wpisy w rubrykach. Wtedy zarówno przepisy, jak i ich kontrole rzeczywiście służą bezpieczeństwu klientów i zapewnieniu odpowiednich standardów funkcjonowania handlu. Najważniejsze jednak, by wszystkie ogniwa w handlu – od producenta, przez dystrybutorów, do detalisty – stawały na wysokości zadania. Trzeba bowiem pamiętać, że zgodnie z obowiązującymi przepisami, całkowitą odpowiedzialność za złą jakość towaru ponosi sprzedający.

Co można poprawić?

Chociaż handlowcy zgodnie przyznają, iż poprawa w zakresie uciążliwości kontroli jest głównie pochodną zmiany nastawienia kontrolujących podmiotów, doceniają również modyfikacje przepisów, które zapewniają im więcej praw w kontaktach z urzędnikami. Maria Kręcina: Ustawa o swobodzie działalności gospodarczej traktowana jako swoista „konstytucja przedsiębiorcy” poszerzyła zakres wolności przedsiębiorców poprzez wprowadzenie istotnych ułatwień w zakresie podejmowania kontroli, jej wykonania i zakończenia. Zasada jednej kontroli i wcześniejsze o niej zawiadomienie wyklucza paraliż bieżącej działalności placówki, podobnie jak limit czasu trwania kontroli. Do uczestnictwa w kontroli właściciel sklepu może upoważnić zorientowaną w danym obszarze osobę, a sam może być nieobecny.

Czy można więc powiedzieć, że w zakresie kontroli sytuacja jest tak dobra, że nie ma już pola do usprawnień? Zdecydowanie nie – urzędnicy ciągle winni doskonalić swoje procedury, by w jak najmniejszym stopniu zakłócały pracę handlowców. Źródłem problemów są nieprecyzyjne czasem przepisy, które mogę prowokować uznaniowość wśród przeprowadzających kontrolę urzędników. - Z różnych interpretacji przepisów przez samych kontrolujących wynikają pewne uciążliwości – mówi Maria Kręcina. Elementem, który można poprawić jest także szybkość wydawania decyzji po kontroli nowych inwestycji. Krzysztof Majek: - Problem pojawia się w momencie poważnych modernizacji czy odbioru nowych inwestycji. Powstaje wtedy obowiązek poddania się kontroli określonych instytucji (na przykład sanepid, straż pożarna), które zazwyczaj ociągają się z wydaniem decyzji. Powszechną praktyką jest dostarczanie ich w ostatnim dniu dopuszczalnym przez przepisy. Instytucje działają więc w zasadzie zgodnie z procedurami, ale przy dużej liczbie wymaganych kontroli i maksymalnym wydłużaniu czasu wydania decyzji w każdym przypadku, taka sytuacja jest dla nas bardzo uciążliwa i może powodować opóźnienia w realizacji inwestycji.

Rafał Kopeć

Przeciętnie w ciągu roku Wojewódzki Inspektorat Inspekcji Handlowej w Krakowie kontroluje 600 sklepów spożywczych oraz 20 hurtowni i magazynów centralnych. Udział kontroli małych jednostek wynosi 81 proc., a placówek dużych sieci handlowych 15 proc. (gastronomia to 142 placówki). 

W wyniku przeprowadzenia w 2008 r. 594 kontroli, ujawniono nieprawidłowości w 435 podmiotach, co stanowi 74 procent. Najczęściej nie przestrzegano przepisów:

• o cenach (64,6 proc. sprawdzonych sklepów),

• o miarach (35,9 proc.),

• o napojach alkoholowych (25,7 proc.),

• o towarach paczkowanych (21,2 proc.),

• sanitarnych (17,5 proc.).

Co czwarta kontrola przeprowadzana przez Wojewódzki Inspektorat Inspekcji Handlowej w Krakowie dotyczy oceny poziomu jakości artykułów spożywczych. Wykorzystuje się do tego celu głównie akredytowane laboratoria kontrolno-analityczne Urzędu Ochrony Konkurencji i Konsumentów. Na przykład w 2008 r. zakwestionowano 12,35 proc. zbadanych produktów. Najwyższą wadliwość wykazały:

• koncentraty spożywcze (67 proc.),

• ryby i przetwory rybne (50 proc.),

• mrożone wyroby kulinarne (33 proc.),

• produkty rolnictwa ekologicznego (11 proc.).

Nie odpowiadały głównie deklaracji producenta umieszczonej na opakowaniu bądź zawartej w przesłanej specyfikacji.